Satzung

Erstfassung: 29.11.2003
Geändert am: 17.04.2010

1. Name und Sitz der Vereinigung

Die Vereinigung trägt den Namen:

Ken Whyld Association (KWA) - (für die Bibliographie des Schachspiels)

Der Sitz der Vereinigung ist Boechout, Belgien, die Rechtsform ist ein nicht registrierter Verein.
(Postanschrift: Binnensteenweg 240, B-2530 Boechout, Belgien, c/o Guy Van Habberney)

2. Ziele der Vereinigung

Präambel:

Die KWA ist eine nicht-kommerzielle Organisation - alle Leistungen / Ausgaben des Vorstandes und der Mitglieder erfolgen freiwillig und ohne Kostenerstattung durch die KWA.

1)
Kurzfristig die Intensivierung der Kontakte unter den Sammlern von Schachliteratur und den Forschern und Institutionen, die sich mit Schachliteratur und Schachgeschichte beschäftigen.

2)
Langfristig die Erstellung einer Datenbank als universelle Bibliographie der Schachliteratur ausgehend von der elektronischen Erfassung von vorhandenen Katalogen / Datenbanken und der nachfolgenden Pflege / Ergänzung der Datensätze durch die Mitglieder der Vereinigung.

3)
Eigene Publikationen / Unterstützung von Publikationen, die sich mit schachhistorischen und schachbibliographischen Themen beschäftigen.
Unterstützung bei Neuauflagen / Reprints von wertvollen Werken zu den gleichen Themen.

4)
Beratung / Unterstützung öffentlicher Sammlungen und Bibliotheken beim Erhalt und Ausbau ihrer Bestände an Schachliteratur.

3. Finanzen

Die Vereinigung finanziert sich durch den jährlichen Mitgliedsbeitrag, Spenden und über Sponsoren.
Der Ausgabenplan wird durch den Schatzmeister im Aufrag des Vorstandes geführt.
Es werden zwei Kassenprüfer gewählt, die jährlich die Ausgaben und den Kassenstand prüfen und in der Mitgliederversammlung berichten.
Diese Kassenprüfer sind keine Vorstandsmitglieder.

Einige Dienstleistungen und Kosten (wie das regelmäßige Pflegen der Website / Datenbank-Verwaltung / Bereitstellung Internet-Zugang) werden von der Vereinigung bezahlt.
Ein bestimmter Geldbetrag wird für Projekte / Postgebühren / Bankgebühren / Hardware / Software ausgegeben.

Mit dem Datum des Eintrittes in die Vereinigung wird für das Kalenderjahr ein jährlicher Mitgliedsbeitrag fällig.
Dieser jährliche Mitgliedsbeitrag ist bis Ende des (ersten) Quartals des Kalenderjahres zu zahlen.
Die Zahlungsbedingungen sind durch den Schatzmeister zu organisieren - zu möglichst geringen Kosten für die Mitglieder und die Vereinigung.

4. Auflösung der Vereinigung

Die Vereinigung kann nur durch die Entscheidung einer Mitgliederversammlung aufgelöst werden.
Der Vorstand hat dann die Vereinigung innnerhalb des Kalenderjahres aufzulösen - jedes Mitglied erhält einen Datenbankauszug (in lesbarer Form) auf CD-ROM mit dem Datenbestand beim Beschluss der Auflösung.
Das Kassenbestand der Vereinigung nach Durchführung der Auflösung wird einer schachhistorischen Organisation oder einer öffentlichen Institution, die sich mit Schachliteratur beschäftigt, gestiftet.

5. Mitgliedschaft

Der Antrag auf Mitgliedschaft hat schriftlich zu erfolgen, die Aufnahme in die KWA wird durch den Vorstand bestätigt. Die Mitgliedschaft ist durch schriftliche Mitteilung an den Vorstand zu beenden - sie endet dann mit Ablauf des Kalenderjahres.
Ein Ausschluss eines Mitglieds kann nur einstimmig durch den Vorstand beschlossen werden.
Dies erfolgt bei unfairem Verhalten eines Mitglieds gegenüber anderen Mitgliedern oder bei mehr als einjährigem Beitragsrückstand.

6. Rechte der Mitglieder

Alle Informationen werden an die Mitglieder per E-mail mit entsprechenden Links zur Website verteilt.
Die Mitglieder haben Teilnahme- und Stimmrecht bei den jährlichen Mitgliederversammlungen, sie können an den Vorstandssitzungen als Gäste teilnehmen. Alle Mitglieder können für den Vorstand kandidieren und sich an Expertengruppen beteiligen.
Den Mitgliedern werden Nachlässe auf die Publikationen und Reprints gewährt, die durch die KWA unterstützt bzw. veranlasst werden.
Die Mitglieder haben freien Zugang zur bibliographischen Datenbank.

7. Pflichten der Mitglieder

Zahlung des jährlichen Mitgliedsbeitrages. Die Höhe des Mitgliedbeitrags (in Euro oder einer vergleichbaren Währung) wird auf der Mitgliederversammlung für das nächste Jahr festgesetzt.
Unterstützung der Hauptziele der Vereinigung durch ihr eigenes Handeln; dies kann z.B. der regelmäßige Beitrag zur bibliographischen Datenbank sein.
Es wird von den Mitgliedern untereinander ein Verhalten im Einklang mit den Regeln des fairen Geschäftsgebarens bei Tausch- und anderen Geschäften erwartet.

8. Anzahl der Mitgliederversammlungen

Es wird jährlich eine Mitgliederversammlung geben, die durch den Vorstand zu organisieren ist.
Die Kosten der Versammlung (wie z.B. Saalmieten, Bewirtung während der Versammlung) werden aus dem Kassenbestand oder über Sponsoren getragen. Alle übrigen Kosten sind durch die Teilnehmer selbst zu tragen.
Es kann zusätzliche regionale Treffen geben, die durch die Länder-Repräsentanten organisiert werden.

9. Vorstandsfunktionen der Vereinigung

Die Vereinigung hat 3 Vorstandsfunktionen, die für drei Jahre von der Mitgliederversammlung gewählt werden.

Vorsitzender
Stellvertretender Vorsitzender
Schatzmeister

Die nächste Wahl wird 2013 stattfinden.

Pflichten des Vorstandes
Der Vorstand führt alle Geschäfte der Vereinigung in voller Verantwortung.
Entscheidungen auf Vorstandsebene werden mit einfacher Mehrheit gefällt.
Jede Entscheidung wird den Mitgliedern so schnell wie möglich per Email und über die Website mitgeteilt.

Vorstandssitzungen
Es gibt mehrere Vorstandssitzungen (mindestens drei) pro Jahr.
Diese Treffen werden durch den Vorsitzenden oder durch ein vom Vorsitzenden benanntes Mitglied des Vorstandes organisiert.
An einer beschlussfähigen Vorstandssitzung müssen mindestens zwei Vorstandsmitglieder und zwei Mitglieder des erweiterten Vorstands teilnehmen. Den Vorstandsmitgliedern werden keinerlei Kosten ersetzt, die durch die Teilnahme an der Sitzung entstehen.

10. Andere Funktionen der Vereinigung

Durch den Vorstand werden Länderrepräsentanten benannt, die die Aktivitäten in ihrem Heimatland (und in ihrer Muttersprache) koordinieren sollen.
Diese Repräsentanten der wichtigsten Länder bzw. Ländergruppen (wie z.B. Nordamerika oder Skandinavien) sind hinzugewählte, nicht stimmberechtigte Mitglieder des Vorstandes.

Der Vorstand kann weitere Expertengruppen berufen, die sich um spezielle Projekte wie die Bibliographie-Datenbank oder um Publikationen der Ken Whyld Association kümmern.
Der Leiter eines Expertenteams ist ein hinzugewähltes, nicht stimmberechtigtes Mitglied des Vorstandes.

Der Vorstand wird Experten benennen, die die speziellen Funktionen des
Webmasters bzw. des Administrators der Datenbank erfüllen.
Diese Funktionen können für die regelmäßigen Leistungen bezahlt werden, die Höhe der jährlichen Ausgaben für diese Funktionen wird vom Vorstand festgelegt.
Dienstleistungen auf Anforderung werden durch den Vorstand entschieden und beauftragt.